2022數位轉型策略一篇搞懂如何編寫ERP業務案例範本

上一篇文章小編提及,撰寫業務案例及取得審批過程可能需要一段時間。到底業務案例是什麼?該如何準備呢?

相比競爭對⼿,您的企業或許營運流程緩慢。這問題其他成功企業又怎麼解決?

為了因應商業環境和市場局勢變化,《Fortune》全球百大排名企業很多都已經迎向數位轉型,尤其是企業資源計劃(ERP)方面,增配愈來愈多資源,希望透過創新的技術結合產業既有優勢,以敏捷的方式協作各部門解決產業痛點、打造差異化優勢、創造更多商業價值、以更有彈性的系統方案擁抱永續經營的未來以至全球市場。

而數位轉型需要將數位技術和解決方案整合至企業的各個領域。對很多企業來說,可以說是很陌生的課題。對管理層而言,也可能需要一些畫面跟解說。

鑑於ERP 更換或升級牽涉的營運細節眾多,即使企業已經逐漸意識到應該升級或更換ERP 系統,為了確保項目獲得所需資源,並為促進整個企業轉型提供必要支持,企業負責人或需要對當前解決方案進行全面評估,並對系統升級或更換給出充分的理由,獲得相關高級管理層的支持。在這階段,一份清晰有力的ERP業務案例會為你帶來重要的內部支持者,確保數位轉型可以順利進行本文將為您介紹什麼是具體的ERP業務案例(Business Case)。

什麼是ERP業務案例(Business Case)?

為了取得高級管理層及公司層面對數位轉型的承諾,業務案例有助說明數位轉型例如ERP解決方案如何能幫助企業具體解決營運痛點、實現增長,以及可以獲得的投資回報與速度等資料。

ERP業務案例(Business Case)建議重點內容/範本包括:

第一:走訪各部門深入了解當前存在的營運痛點/問題

您可以查看企業以往曾否建立過相關案例或流程檢討以作參考。與所有相關團隊溝通,聆聽他們每天面對的問題,找出現時仍未解決的低效流程和列出眼前所需ERP 系統的具體需求。

相關流程示範圖有助管理層理解營運痛點。圖為參考範本。

第二:探討ERP可為企業帶來的優勢

當您已經跟團隊確定影響他們工作效率的因素,就需要對市場上不同的解決方案進行評估。選擇本地部署ERP 系統還是雲端ERP 系統?按照以前作法,繼續使用老舊卻不利使用的本地部署系統,額外購置軟硬件、並將其安裝在企業數據中心、再加上額外維護成本,還是參考世界各地的數位轉型大趨勢,採用彈性大、訂閱服務形式且可通過互聯網遙距訪問,實施速度更快、對內部IT 技能的需求近乎零的雲端ERP 系統?

真雲端

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第三:評估所有ERP選項

真雲端系統VS託管雲端

不同類型ERP 系統的功能大相徑庭。是真雲端( True Cloud)還是雲運行而已? 以NetSuite真雲端( True Cloud)解決方案為例,NetSuite是專門為雲端使用而編碼的數位解決方案,運行在許多的伺服器上,通過國際公認資訊安全管理標準,容許多用戶同時獲得準確的即時數據,並負責提供全面而周全的軟件升級,確保平台於不同裝置上的兼容性,致力提升用戶體驗。

市場上許多稱為「雲運行」的業務系統方案,最初只為企業內部使用而設計,本身並沒有「雲端」元素。方案供應商純粹將軟體“轉移”到雲端存放,將數據責任移交至本地增值經銷商(VAR),方案供應商不會負責替客戶管理或維護。

此外,企業也可以考慮:

  • 用戶界面設計是否容易使用,導致過多操作步驟?
  • 軟件靈活性的高低:是否支持企業因應市場變化而提升更高效的辦公方式或應用程式?
  • 擴展度:方案應用方面是否可以隨著企業業務發展而增加用戶量、系統容量等?或將整套訂製化系統方案按需求延伸至多國家、跨公司使用?
  • 跨部門數據報告、預算和分析速度是否一致?可提供具可視性的商業決定?
  • 系統是否支援移動裝置?可否設定不同用戶角色權限及瀏覽範圍?
  • 是否有客製化產業方案可直接應用於零售、電商、餐飲、物業及租務管理等?或現有前端功能模組是否涵蓋不同功能包括採購、財務/會計、庫存、銷售等並可短時間內導入或更換至企業系統
  • ERP產品路線圖:是否配合企業快速成長策略?
  • 各供應商能夠提供哪些支援承諾?

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第四:ERP專案預算

預算編列是一項大工程。您可先了解上年度各部門實際支出的系統費用、或因痛點而增加的額外人工成本作為依據。同時尋找市場上有經驗、具信譽、可提供實質建議或系統培訓、與您分享企業成功導入案例的ERP系統供應商報價。

第五:預測投資回報(ROI, Return of Investment)

因應不同ERP系統供應商的報價,您可檢視相關功能量化後能為企業帶來的效率提升(或因功能擴展而全新開發的商業價值所代表的投資回報)。舉例說,使用現時系統,團隊每天只能處理10個訂單;導入全新ERP系統後,團隊能自動化某些功能,大大提升效率而可處理100個訂單。又或者,團隊每天花費兩小時處理會計財務報表,導入系統後可轉為處理其他工作等。

這部份最大的挑戰是,理解高級管理層如執行長(CEO)、財務長(CFO)的觀點,分享他們關心的商業願景,把IT語言翻譯成商業語言。舉例說,可以縮短公司與外界的溝通效率30%,這種說法不符合執行長的觀點;應該說可以讓業務量成長10%,讓大家的工作量減少5%,這才是商業的觀點。

第六:設定具體目標及為潛在挑戰設定解決方案

這一點與預算成本其實息息相關。管理層都期望知道,所投入的資源,最終可帶來哪些實質可量化而跟業務等有直接關係的數據。ERP 系統將大量業務流程聯繫在一起,實現了各業務流程之間的數據流動,幫助管理企業的日常業務營運如採購、生產、會計、財務、法規、項目管理、供應鍊和客戶管理等。嘗試把您所選的建議功能跟具體目標掛鉤,舉例說,精準庫存量減低客戶投訴率80%或者是自動化物流安排可縮短送貨時間三天、間接可提升庫存周轉率至多少巴仙之類。

至於潛在挑戰方面,舉例說,後台數據庫升級和數據集成與遷移、用戶培訓、可能的使用或數據中斷點等對哪些團隊、哪部分的業務有哪種程度的影響要一一舉例以說明之,管理團隊的期望,同時制定詳細的後備方案。

第七:制定執行計劃

確認管理層的審批後,統整公司內部資源和供應商資源,確保他們能為這個項目投入必要的時間。選擇相應的工具來建立任務責任制,並參照目標(有截止日期)來跟踪進度。若所選客製化方案較為複雜,您可按需求急切度製定優先次序、相關詳細計劃並採取結構化、與相關團隊及系統供應商討論分階段的實施方法。

Source: Oracle NetSuite

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