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上一篇文章小編提及，撰寫業務案例及取得審批過程可能需要一段時間。到底業務案例是什麼？該如何準備呢？
相比競爭對⼿，您的企業或許營運流程緩慢。這問題其他成功企業又怎麼解決？
為了因應商業環境和市場局勢變化，全球企業增配愈來愈多資源，希望透過創新的技術結合產業既有優勢，以敏捷的方式協作各部門解決產業痛點、打造差異化優勢、創造更多商業價值、以更有彈性的系統方案擁抱永續經營的未來以至全球市場。
而數位轉型需要將數位技術和解決方案整合至企業的各個領域。對很多企業來說，可以說是很陌生的課題。對管理層而言，也可能需要一些畫面跟解說。
鑑於ERP 更換或升級牽涉的營運細節眾多，即使企業已經逐漸意識到應該升級或更換ERP 系統，為了確保項目獲得所需資源，並為促進整個企業轉型提供必要支持，企業負責人或需要對當前解決方案進行全面評估，並對系統升級或更換給出充分的理由，獲得相關高級管理層的支持。在這階段，一份清晰有力的ERP業務案例會為你帶來重要的內部支持者，確保數位轉型可以順利進行。本文將為您介紹什麼是具體的ERP業務案例(Business Case)。
什麼是ERP業務案例(Business Case)？
為了取得高級管理層及公司層面對數位轉型的承諾，業務案例有助說明數位轉型例如ERP解決方案如何能幫助企業具體解決營運痛點、實現增長，以及可以獲得的投資回報與速度等資料。
ERP業務案例(Business Case)建議重點內容/範本包括：
第一：走訪各部門深入了解當前存在的營運痛點/問題
您可以查看企業以往曾否建立過相關案例或流程檢討以作參考。與所有相關團隊溝通，聆聽他們每天面對的問題，找出現時仍未解決的低效流程和列出眼前所需ERP 系統的具體需求。
第二：探討ERP可為企業帶來的優勢
當您已經跟團隊確定影響他們工作效率的因素，就需要對市場上不同的解決方案進行評估。選擇本地部署ERP 系統還是雲端ERP 系統？按照以前作法，繼續使用老舊卻不利使用的本地部署系統，額外購置軟硬件、並將其安裝在企業數據中心、再加上額外維護成本，還是參考世界各地的數位轉型大趨勢，採用彈性大、訂閱服務形式且可通過互聯網遙距訪問，實施速度更快、對內部IT 技能的需求近乎零的雲端ERP 系統？
第三：評估所有ERP選項
真雲端系統VS託管雲端
不同類型ERP 系統的功能大相徑庭。是真雲端( True Cloud)還是雲運行而已? 以NetSuite真雲端( True Cloud)解決方案為例，NetSuite是專門為雲端使用而編碼的數位解決方案，運行在許多的伺服器上，通過國際公認資訊安全管理標準，容許多用戶同時獲得準確的即時數據，並負責提供全面而周全的軟件升級，確保平台於不同裝置上的兼容性，致力提升用戶體驗。
市場上許多稱為「雲運行」的業務系統方案，最初只為企業內部使用而設計，本身並沒有「雲端」元素。方案供應商純粹將軟體“轉移”到雲端存放，將數據責任移交至本地增值經銷商(VAR)，方案供應商不會負責替客戶管理或維護。
此外，企業也可以考慮：
- 用戶界面設計是否容易使用，導致過多操作步驟？
- 軟件靈活性的高低：是否支持企業因應市場變化而提升更高效的辦公方式或應用程式？
- 擴展度：方案應用方面是否可以隨著企業業務發展而增加用戶量、系統容量等？或將整套訂製化系統方案按需求延伸至多國家、跨公司使用？
- 跨部門數據報告、預算和分析速度是否一致？可提供具可視性的商業決定？
- 系統是否支援移動裝置？可否設定不同用戶角色權限及瀏覽範圍？
- ERP產品路線圖：是否配合企業快速成長策略？
- 各供應商能夠提供哪些支援承諾？
第四：ERP專案預算
預算編列是一項大工程。您可先了解上年度各部門實際支出的系統費用、或因痛點而增加的額外人工成本作為依據。同時尋找市場上有經驗、具信譽、可提供實質建議或系統培訓、與您分享企業成功導入案例的ERP系統供應商報價。
第五：預測投資回報(ROI, Return of Investment)
因應不同ERP系統供應商的報價，您可檢視相關功能量化後能為企業帶來的效率提升(或因功能擴展而全新開發的商業價值所代表的投資回報)。舉例說，使用現時系統，團隊每天只能處理10個訂單；導入全新ERP系統後，團隊能自動化某些功能，大大提升效率而可處理100個訂單。又或者，團隊每天花費兩小時處理會計財務報表，導入系統後可轉為處理其他工作等。
第六：設定具體目標及為潛在挑戰設定解決方案
這一點與預算成本其實息息相關。管理層都期望知道，所投入的資源，最終可帶來哪些實質可量化而跟業務等有直接關係的數據。ERP 系統將大量業務流程聯繫在一起，實現了各業務流程之間的數據流動，幫助管理企業的日常業務。嘗試把您所選的建議功能跟具體目標掛鉤，舉例說，精準庫存量減低客戶投訴率80%或者是自動化物流安排可縮短送貨時間三天、間接可提升庫存周轉率至多少巴仙之類。
至於潛在挑戰方面，舉例說，後台數據庫升級和數據集成與遷移、用戶培訓、可能的使用或數據中斷點等對哪些團隊、哪部分的業務有哪種程度的影響要一一舉例以說明之，管理團隊的期望，同時制定詳細的後備方案。
第七：制定執行計劃
確認管理層的審批後，統整公司內部資源和供應商資源，確保他們能為這個項目投入必要的時間。選擇相應的工具來建立任務責任制，並參照目標（有截止日期）來跟踪進度。若所選客製化方案較為複雜，您可按需求急切度製定優先次序、相關詳細計劃並採取結構化、與相關團隊及系統供應商討論分階段的實施方法。
Source: NetSuite
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