"NetSuite 雲端ERP系統幾乎100%滿足財務管理、採購管理以及庫存管理所有功能,令公司運作得更快、更順暢。"

得滿集團控股有限公司業務總經理蘇小姐

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「跟着流程走,煩惱不再有!」

連鎖餐飲業採用雲端ERP 一站式管理所有部門

香港飲食業百花齊放,競爭激烈。要立足於本港市場、並在逆境中突圍而出實在不易。以「牛大人台灣火鍋吃到飽 」而深受食客歡迎的得滿集團控股有限公司在近年急速開展八間分店。在擴展的同時,公司的業務總經理蘇小姐慢慢發現使用統一的雲端ERP管理系統的是十分重要的。

公司擴展困難重重,極需尋找全面的管理系統

因疫情及社會因素的影響,2019 及 2020 年是經濟下行的兩年,市面上紛紛出現裁員潮及結業潮;然而,在這樣的環境下,得滿食品卻於 2019 年 9 月開設了「牛大人台灣火鍋吃到飽 」專門店,並迅速擴展,更開展了「安平燒肉」的新業務。截至 2021 年 4 月,得滿食品共開設了八間分店,未來還會繼續擴展。不過,隨着分店不斷增加,數據變得零碎,管理亦變得越來越繁瑣。「一體化管理對連鎖式餐廳的管理非常重要,可以令公司運作得更快、更順暢。」蘇小姐不斷這樣強調。

擴展秘訣:只需跟着系統走

生意上軌道後,很多公司都會開始使用 ERP (企業資源管理系統)管理公司,而得滿集團亦是如此。蘇小姐便分享了公司在擴展過程中出現的困難:

1. 分店越來越多時,要花費很多時間做 Excel 及與其它部門溝通。

2. 由於數據沒有實時同步各個部門出現數據差異,最終浪費溝通時間。

例如,倉務部要在早上出貨後,才能整理好列表,到下午才能 將列表送給採購部;不過,倉務部在下午還要「執貨」,採購部 始終不能清楚知道實時倉存狀況。

3. 要撥人手組織零碎的數據

要有專人製作不同的 Excel,並向不同部門核對數據(如查看庫存), 並製作執貨單,再製作 Excel 給每間分店,告訴他們接下來的 物流出貨時間表。

4. 人手輸入數據 難免會出現錯誤

例如,有時會出現「執錯貨」的問題,店鋪落單與會計部的數據有差異。

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以上種種困境讓蘇小姐意識到,公司要盡快找尋一個可以同步管理所有部門的系統。蘇小姐當初決定要使用 ERP 時,亦比較過不同 ERP 公司的系統,最終覺得 Oracle NetSuite 頗合心意。蘇小姐坦言,當初並未完全熟悉這些系統有甚麼功能和特色,最後因為 Introv 團隊提供的解決方案,而選擇使用 Oracle NetSuite。

「Introv 對 F&B (飲食業)十分熟悉,很快給予完整的運作及實施流程;甚至還邀請了另一間 F&B 公司,讓我詢問對方在使用 ERP 後的感覺,令我們十分有信心。」蘇小姐說。得滿集團在還處於實施 ERP 的初段,營運流程難免遇到一些需要調整和取捨的地方;不過,Introv 團隊明白客戶的需要,一如既往般耐心地解釋系統功能,並協助解決問題。

回想導入Oracle NetSuite雲端ERP管理系統之前,得滿集團總共要用三個系統進行管理,包括會計部的 Xero財務管理系統、採購部的 Food Market Hub,以及庫存系統的 Excel表格。不統一的流程及系統令數據變得零碎,員工要花費很多時間做統一的 Excel,才能在部門之間溝通,不太方便。相反,如果各個部門的員工可以輕鬆地用自己的電腦,甚至是手機來查看所有部門的即時數據及單據,可以省卻很多不必要的溝通和整合數據的時間,還能確保數據的準確度。

「Introv 團隊對 F&B (飲食業)十分熟悉,很快給予完整的運作及實施流程,令我們十分有信心。」

得滿集團選擇了 Oracle NetSuite 雲端ERP管理系統後,配合在系統上設置的附加功能,店鋪員工只需在手機App介面落單訂貨,採購部便可在系統上收到訂單,經核對後便可以一鍵轉換成提貨單。倉庫員工在系統上就可以整理校對、分貨及安排運輸配送到店鋪。現在,從下單到倉庫配送只需半小時,省時快捷。「員工只需做好本份,跟着系統流程工作便可以,不再需要煩惱其它瑣碎事情,從而減低人手產生的錯誤。」蘇小姐這樣說,並認為一體化系統對連鎖式餐廳的管理非常重要。

餐飲業還在操作幾個系統處理日常連鎖營運?經營餐廳只用會計軟件及 Excel表格?

餐飲業與其它行業的管理有何不同?只用傳統會計軟件及 Excel 表格可以嗎?

蘇小姐認為, Xero 原本是好用的會計軟件。即使沒有任何會計背景亦輕易上手。不過,作為連鎖餐廳集團,得滿集團只用 Xero 管理數字的話,就不能看到跨部門的同步整合數據。Xero 無法連結所有部門或流程,如採購系統及人力資源管理系統;其次,亦要花費大量人力及時間,為不同分店製作不同的 Excel表格。而Oracle NetSuite 雲端ERP管理系統則可以一站式管理公司所有部門流程,幾乎100%滿足上述所有功能,化繁為簡,大大提升營運效率。

捨棄部分彈性,堅持實現管理一體化

「用系統規範固然降低一點營運彈性。但若要系統化流程,一定要捨棄某些彈性。」蘇小姐認為實施 ERP 需要捨棄舊有管理方式,才能實現管理一體化。

寄語飲食業同行:做好本份

當被問及飲食業同行應如何應對欠佳的經濟環境,逆境求生,蘇小姐認為顧客看重的始終是食物質素。最重要的是要確保食物品質,並提升服務質素,做好本份。使用雲端ERP系統後,運作變得更有效率,便可專注於食物品質和服務質素這兩方面來吸納更多顧客,投向永續運營模式進發。

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