企業如何選擇ERP系統?

經常聽到客戶諮詢評估ERP系統,希望我們的團隊來一次e化經驗談。誠言,對企業來說,ERP 的數碼化(e化)導入是一個重大的投資。引入適當的ERP 解決方案會大大影響企業未來數年間的營運能力。基本上,企業要買一套ERP,一定會經過仔細的評估篩選。這次,Introv 就跟大家深入分享一下團隊二十多年的e化經驗和ERP 升級檢查清單,幫助企業實現人、財、物、客的全面一體管理方案。

升級/更換ERP 系統的理由

企業考慮升級ERP 系統的原因無非兩個:過時的技術和業務持續發展。傳統營運/ERP系統可能無法再高效運行,無法適應新的業務流程或提供大多數公司需要的實時數據可視性。

一般來說,傳統技術會越來越低效,因為它們需要進行複雜客製化,維護難、費用高,而且涉及企業往往不具備的 技術知識。 與其花費龐大的企業維穩成本,很多企業更願意遷移到一個傳統ERP 系統無法支持的、更高級的新型數據庫,例如雲端伺服器。否則,如前面所述,老舊的本地部署ERP 系統可能需要您傾注大量精力維護服務器硬件,阻礙業務發展。

一些老舊的ERP 系統只能在舊操作系統上運行,一旦操作系統升級或停止服務,您的ERP 解決方案將不再支持日常營運。這時,如果軟件版本仍然能夠升級,企業額外花費成本仍然能夠獲得支持;然而,當軟件版本已經不能再升級時,尤其某些客製化過度的系統,就只會被淘汰。

企業考慮升級ERP 系統的其他原因還包括:

  • 過時的用戶界面,導致操作比較複雜,需要比新系統執行更多的操作步驟。
  • 軟件靈活度低,無法支持企業採用新的或更高效的辦公方式,例如遙距操作。
  • 無法隨著企業業務發展而擴展系統容量,或擴展成本過高。
  • 數據報告和分析速度不夠快,無法跟上業務發展步伐。
  • 不支持移動設備、或需額外加配硬件、或支持功能有限。

企業選擇ERP系統十大評估重點和廠商評估表檢查清單下載

為什麼ERP 升級如此重要?

ERP 升級之所以如此重要,是因為它已經獲證實能創造巨大的業務價值。如今的ERP 功能可幫助企業抓住新機遇,實現傳統ERP 系統無法實現的高額成本節省。例如,近年來許多新推出的ERP 解決方案可通過全方位儀錶盤、記分卡和KPI 提供實時可視性;可利用人工智能和機器學習實現流程自動化和改善決策;引入了更全面、集成度更高的電子商務功能,並提供更多移動設備支持。在如今這個業務流程和業務關係快速從物理世界轉到數字領域的時代,這些功能將發揮越來越重要的作用。

某些新ERP 系統還與物聯網(IoT) 設備實現了集成,可額外提供實時位置和狀態信息,幫助企業加強對供應鏈的控制,及早發現潛在中斷風險。而如今的供應鏈越來越複雜、出錯機率越來越高,某些企業可能僅從這種新功能就看到了足夠價值,從而證明ERP 升級也是合理的。

升級還是更換?

至於企業選擇升級還是整體更換ERP 系統,則取決於這兩種方法分別能夠創造多大的業務價值和需要投入多少成本。 你的企業業務需求是什麼? 現有軟件對業務的影響又是什麼?

升級的優勢:一般來說,升級過程比較快、對業務的干擾比更換ERP 系統要小。在理想情況下,您可以保留ERP 系統中已有的集成和定制,不需要大幅調整用戶體驗,也不需要尋找新的軟件供應商(假設您對當前ERP 供應商的質量和服務感到滿意時,這才稱得上是一個好處)。同樣,如果您的業務團隊很滿意現有系統,那麼升級將大大降低重新培訓團隊的難度。

更換廠商的好處:許多企業購買新ERP 系統後實現了巨大的技術飛躍,因為不同供應商會針對某個特定領域提供創新,或許這些創新就特別適用於您的產業。比起直接將現有系統升級到最新版本,遷移到新的ERP 平台可幫助您提高流程效率,抓住更多業務機會。此外,如果進行了企業併購,您將不得不運行兩個獨立的ERP 系統,此時可以將兩個老舊的獨立系統全部更換為一個統一的新系統,藉此降低企業運營複雜性,並增强兩個業務部門之間的協作。

無論您傾向於ERP 升級還是更換,都不可忽視雲部署這一選項。如今的軟件即服務(SaaS) 雲ERP 解決方案將軟件管理、性能維護、和升級等職責轉移至廠商,可幫助您大幅降低IT 成本和複雜性。部署雲解決方案後,遠程用戶無需再通過虛擬專用網絡(VPN) 訪問ERP 功能。隨著“居家辦公”成為一種新的時代趨勢,這將有助於簡化IT 管理。遷移到雲解決方案後,未來升級的影響就很小了,因為某些雲ERP 提供商會自動向所有客戶提供新功能,並以訂閱形式進行收費,您根本不再需要一個IT員工負責處理相關事宜。

真雲端VS託管雲端

您的現有軟件廠商可能會鼓勵您從本地部署系統遷移到雲解決方案,因為雲解決方案可能是該供應商未來的投資重點。此外,您還會獲得雲解決方案的成本和管理優勢。但是,您必須確保完全了解供應商的產品,了解其為託管的雲解決方案還是真正的雲解決方案。

如果您決定繼續使用本地部署系統,那麼您需要明確該系統的發展路線,確保其未來能夠持續滿足您的需求。

如何評估ERP 系統?

跟所有業務決策一樣,在評估ERP 升級時首先要明確您的業務目標:您希望解決哪些問題和抓住哪些機遇。例如,您希望通過實時洞察銷售趨勢或訂單日履行量等供應鏈指標來降低甚至降低成本。

您可能正為電子表格無法及時更新數據導致假設錯誤,進而造成錯誤決策令季度預測偏差而苦惱。而更先進、能夠隨時反映最新庫存信息的電子商務功能能夠幫助您量化銷售增長,內置功能也能夠幫助您輕鬆節省大量時間和資源,縮短每月關賬週期。

此外,內置機器學習技術的現代ERP 系統還能夠幫助您實施財務和運營優秀實踐,並實現相關流程自動化。最後,一些新ERP 軟件內置的高級分析功能還能夠幫助您通過量化方法改進適應客戶需求變化的方式,優化定價以避免損失收入,提高營銷績效以及識別潛在欺詐訂單。

管理層及內部團隊明確訂定希望通過ERP 升級或更換實現的業務目標後,您就可以著手對比這兩種方法如何(或能否)實現改進,需要投入的直接和間接成本(包括集成、定制和培訓)以及各自的實施計劃。

ERP 真雲端評估升級檢查清單

ERP 升級檢查清單

無論團隊確訂是升級還是更換ERP 系統,制定詳細的項目計劃都很重要。您可以參考下面的檢查清單來製定計劃並追踪進度:

組建項目預備團隊。召集不同部門中具有相關知識、擔任相關角色的人員,確定是否有必要升級或更換ERP。該團隊可包括會計財務部、採購、倉庫員工、供應鏈管理人員、營銷推廣人員和業務專員等最終用戶,因為他們通常比其他人更了解現有系統的局限性。

編寫業務案例並獲得管理層批准。經過初步評估,確認有必要進行升級或更換後,您需要將新解決方案能夠帶給企業的價值整理成文檔,然後提交給管理層進行審批(這個過程可能需要一段時間)。

明確需求。相關內部團隊明確解決方案需要具備哪些功能來實現文檔中提及的價值,以及在必要時可以放棄哪些功能。

了解潛在解決方案廠商。調查在滿足類似需求方面取得成就的廠商(可能包括您當前使用的軟件廠商)。企業也可以與業界的合作夥伴進行交流,以此了解他們使用的ERP 解決方案以及與相關廠商的合作經驗。

制定和批准實施計劃,建立務實的項目里程碑。 一般重點關注:後台數據庫升級和數據集成與遷移、老舊定制功能改造(哪些需要保留,哪些需要更換)、用戶培訓、上線計劃、避免可能的中斷點以及廠商的支援選項。ERP 實施計劃檢查清單通常分為多個階段,因此您既可以為後續實施更高級的功能奠定堅實基礎,又可以快速獲得價值回報。

協作執行計劃。建立各方都能暢所欲言、坦誠開放的協作關係,及時發現新風險,共同尋求解決方案。

進行事後分析並製定後續計劃。大部分企業都清楚,只有留出時間執行事後分析,才能夠吸取經驗教訓。但並不是所有情況都需要這樣做。就ERP 項目來說,事後分析很重要,因為您將長期使用這項技術,與廠商合作夥伴合作多年,所以維持積極和高效的關係具備極大的業務發展意義。

如果您打算更換ERP 系統,請參考以下步驟:

決定是升級還是更換。在這一階段,您需要與廠商分享你的營運痛點,再根據廠商提供的功能與信息,對比分析其各自的成本、業務切換和業務價值,以此做出選擇。您需要確保您的選擇能夠獲得大多數利益相關團隊的支持。

列出入圍廠商名單。請廠商提供詳細的方案介紹和產品演示,然後進行評估。在這個過程中提出疑問,評估產品路線圖,了解有待進一步解釋的方案之間的差異,仔細對比成本,了解各廠商能夠提供哪些服務承諾。

選擇廠商。選擇您信任並且能夠以合理價格滿足您需求的合作夥伴。有時您需要權衡:如果市面上的解決方案無法解決或暫時無法解決某些問題,您應該怎麼辦。預算不足時又怎麼辦。 更要留心的是,選擇有經驗、可信賴的廠商。曾經聽過客戶分享,有廠商承諾的解決方案技術上根本不可行、又或是在導入過程途中中斷合約,迫使他們與另外的廠商合作。

組建完整的項目團隊並召開項目啟動會議。確認公司內部資源和廠商資源,確保他們能為這個項目投入必要的時間。選擇相應的工具來建立任務責任制,並參照目標(截止日期)來追踪進度。

填寫下方表格下載【ERP 顧問廠商評估表及評估清單】。文檔適用於中小企業以至跨國企業的ERP 顧問廠商評估表及評估清單(可列印版本),旨在讓企業內部團隊的評選人員從顧問廠商所提供的解決方案對業務需求的滿足度、系統功能、價格、系統商服務、支援等各方面整理評估分數。按1到5分的範圍評分 (5 分為最高評分)。評選人員亦可在空白位置填寫評語。最後計算出所有顧問廠商整體總分。Introv (英迪瑞)香港或台灣的專業團隊收到你的下載資訊後,亦會跟進您是否需要更多數碼轉型(e化)的規劃資訊。

Source: NetSuite

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